Planeación de personal

Capítulo 6. Planeación de personal

La planeación de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer los objetivos de la función de personal y desarrollar las estrategias adecuadas para alcanzarlos.

La política general de personal dicta los criterios generales que sirven para orientar la acción, al tiempo que establece límites y enfoques bajo los cuales esta habrá de realizarse. Las políticas se asemejan a las reglas en que ambas son normas de acción, pero difieren en que las políticas requieren la decisión de un jefe inferior para ser aplicadas.
La importancia de una política general de personal está en que repercuten directamente en todas las demás políticas particulares, así como en las diversas áreas funcionales de la empresa.
Las áreas principales de la política general de personal son:

Influencia del empleado

            Sistemas de trabajo                       Empleados                    Flujo de recursos
                                                                                                                 humanos 

                                                         Sistema de recompensas

Puntos clave de la planeación de R.H:

o   Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros

o   Mejorar la utilización de los recursos humanos

o   Lograr economías en la construcción de nuevos empleados

o   Ampliar la información de la administración de personal para ayudar a otros departamentos en otras actividades de personal

o   Efectuar una demanda importante sobre el mercado de trabajo

o   Coordinar diferentes planes y programas de personal tales como planeación de carreras y planes de capacitación y desarrollo

La planeación de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer los objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos.
La planeación de recursos humanos tiene un papel muy importante en el éxito de la organización. La importancia de la planeación de personal, estriba en que a través de ella se puede prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.

    Objetivos Organizacionales                                    Pronóstico

               Control                         Ejecución                   Planes y programas
                                                                                         de acción

o   Objetivos organizacionales: son las metas hacia las cuales se dirige la organización. Los insumos, el proceso de conversión y el producto existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización.

o   Pronóstico: Es el medio para hacer estimaciones como las vacantes futuras en una organización. El objetivo del pronóstico de oferta es estimar, con tanta exactitud como sea posible, el número de personas que estarán disponibles para la dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación.  El pronóstico se divide en 3 partes: demanda de recursos humanos, oferta de recursos humanos y conciliación.

o   Planes y programas de acción: esta contiene el tiempo que requiere el plan y también los aspectos cuantitativos y cualitativos que se refieren al logro de los objetivos en materia del personal. En esta etapa se fijan los objetivos y se decide entre las varias combinaciones de actividades: dotación de personal, capacitación y desarrollo y otras. Los resultados de la programación son "planes de acción" que guían las actitudes del departamento de personal hacia el logro de sus objetivos.

o   Ejecución: Una vez formulados los planes de acción, el departamento de personal deberá poner en práctica los planes de acción para alcanzar los objetivos.

o   Control: su propósito consiste en vigilar las fases anteriores del proceso de planeación de personal y proporcionar retroalimentación de los resultados.

Declaración de misión y visión
La misión de toda organización se puede describir como la razón o el propósito de su existencia.
La visión es una consecuencia de los valores y convicciones del equipo administrativo de una empresa.

Análisis estratégico
Es una herramienta que permite percibir y estructurar un problema, y que ayuda a buscar información referente a aspectos importantes del problema y a relacionar las partes de información con el fin de comprender mejor la situación que enfrenta una empresa.

Matriz FODA
Es la herramienta de análisis estratégico que permite analizar la situación competitiva de una organización. Esta matriz es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el ajuste entre amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de una organización.

Posición
La constituyen las condiciones a las que la empresa se enfrenta interna y externamente (mercado). Esto significa que los administradores de la empresa deben conocer sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades en materia de personal.

Opciones estratégicas de recursos humanos
Son las opciones de que dispone una empresa durante la fase de diseño de su sistema de planeación estratégica de personal.

Recursos
El proceso de planeación estratégica se aplica a los recursos organizacionales, es decir, a los recursos con los que cuenta la empresa. El análisis de este proceso es un análisis interno.

Plan de acción de personal
Un plan de acción es una orientación que dirige alguna área funcional de la empresa, de él se derivan las decisiones, acciones y procedimientos de la dirección superior.
En su sentido más alto, los planes de acción abarcan el propósito y la directriz. Vistos de manera integral, los planes de acción constituyen la base en que apoyan las decisiones de toda la empresa.

El papel del departamento de personal en el proceso de cambio
Este debe transformarse para permitir una mayor participación de esta área funcional en la determinación y desarrollo del ‘‘Plan estratégico de la empresa’’.
Para lograrlo es necesario:

o   Modificar la idea de que los departamentos de personal solo son áreas de apoyo

o   Involucrar directamente al departamento de personal en la definición de la misión, visión, objetivos, desarrollo de nuevos productos, cambios en la tecnología y la organización de trabajo y la producción.

Capítulo 7. Dotación de personal a la organización

Por lo general el proceso de reclutamiento y selección comienza cuando existe un puesto vacante, ya sea de nueva creación, o de resultado de alguna promoción interna.

Los requisitos o políticas previos son los siguientes:

o   La requisición o solicitud al departamento de personal.

o   Políticas de personal.

o   Análisis de puestos.

Requisición al departamento de personal
Es “una forma en la que aparecen los datos indispensables para cubrir puestos vacantes en determinada fecha.” El departamento solicitante envía la requisición de personal al jefe de departamento de recursos humanos con el propósito de que se le suministre el personal necesario en tiempo y forma.

Políticas de personal
Es una orientación permanente que proporciona guías generales, las cuales deben entregarse por escrito en un lenguaje claro y preciso, para canalizar la acción administrativa en direcciones específicas.
Algunas de ellas son: edad mínima y máxima, preparación indispensable, incentivos y premios, pensiones, servicios o cualquier otra orientación al respecto.

Análisis de puestos
Es una técnica que comúnmente se usa para obtener una compresión de un puesto.
El análisis de puestos es un procedimiento que permite determinar qué actividades incluye el puesto y qué requisitos debe reunir el individuo para ser contratado.

Reclutamiento de personal
Es el primer paso para proporcionar recursos humanos apropiados a la organización una vez que se ha abierto una vacante. Comienza en el momento en que el departamento de personal de una empresa se entera de las necesidades de personal presentes y futuras de ésta.
Las limitaciones del reclutamiento son:

• Políticas del personal. Éstas tratan de obtener uniformidad, economía, beneficios de relaciones y otras condiciones.
• Planeación de personal. Esta resume las necesidades futuras.
• Hábitos del reclutador. Pueden ayudar en la toma de decisiones o provocar que se repitan errores.
• Condiciones ambientales. Entre estas condiciones se incluyen los cambios en el mercado de trabajo y en la tecnología, así como los desafíos económicos, demográficos, culturales y gubernamentales.
• Requisitos de puestos.

Los medios de reclutamiento son las diferentes formas o conductos que se utilizarán para enviar el mensaje y atraer a los candidatos hacia la organización.

Proceso de selección
La selección de personal es un subproceso importante en el proceso de dotación de recursos humanos. Una vez que se integra un grupo adecuado de solicitantes por medio del reclutamiento, comienza el proceso de selección de personal. Este proceso incluye una serie de etapas que agregan tiempo y complejidad a la decisión de contratación.

Con la selección de personal la empresa intenta solucionar dos problemas:

• La adecuación de las personas al puesto.
• La eficacia de las personas en el puesto.

Los gerentes de personal utilizan el proceso de selección para captar nuevo personal.
Este proceso interviene tres elementos:

o   Planeación de personal.

o   Análisis de puestos.

o   Candidatos.

Estas tres variables determinan en gran parte la eficiencia del proceso de selección.
Si se cuenta con información de planeación de recursos humanos, se realizará un análisis de puestos y se dispone de candidatos de gran calidad, se realizará un adecuado proceso de selección.

Proceso de etapas consecutivas:

• Recepción de solicitantes.
• Entrevista preliminar.
• Revisión de solicitudes.
• Pruebas de empleo.
• Entrevista.
• Investigación de la historia anterior.
• Selección preliminar en el departamento de personal.

• Selección final por el supervisor.
• Examen médico.

Proceso de inducción
Esta etapa del proceso de selección se inicia una vez que la organización contrata al nuevo empleado. Su propósito es el de adaptar al empleado lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo, a sus compañeros, a sus obligaciones y derechos, a las políticas de la empresa, etc.
Las experiencias iniciales que vive un trabajador en la organización van a influir en su rendimiento y adaptación; esto radica en la importancia del proceso de inducción.

Introducción al puesto
La inducción incluye dar orientación al trabajador respecto a todo el ambiente de trabajo. Al guiar al nuevo trabajador hacia su puesto se recomienda lo siguiente:

o   Llevar y presentar al nuevo trabajador con el que será su jefe inmediato.

o   El jefe inmediato debe presentarlo a sus compañeros de trabajo.

o   El jefe le explicara en qué consistirá su trabajo, para ello se auxiliará en la descripción del puesto y le entregará una copia para que la lea con detalle.

o   El jefe debe mostrarle los sitios generales, como el de cobro, el de abastecimiento de material, el comedor, etc.

Reflexión:

El departamento de personal tiene un rol muy importante en el proceso de cambio en la organización ya que llevarlos a cabo con éxito requiere de un planeamiento y una adecuada gestión de cambio que puede convertirse en una ventaja competitiva para lograr los objetivos de la empresa. Estas modificaciones impactan directamente a las personas y el departamento de personal debe asegurarse de involucrar a los empleados desde el principio, que sientan que son parte del cambio para que hagan un buen trabajo y se logren los nuevos objetivos, que no se resistan al cambio.